Facturatie software voor installateurs: direct factureren na oplevering

Waarom facturen te laat worden verstuurd

Een afgeronde klus is nog geen afgeronde omzet. Pas wanneer de factuur correct is verstuurd en betaald, is de commerciële cyclus gesloten. Toch blijft facturatie vaak liggen. De monteur noteert meerwerk in een appje, de eigenaar moet de oorspronkelijke offerte terugzoeken en de administratie wacht op uren of materiaalbonnen.

• De oplevering wordt niet als duidelijke processtap geregistreerd
• Meerwerk is mondeling afgesproken of staat alleen in WhatsApp
• Uren en materialen komen laat of onvolledig binnen
• De offerte en de werkelijke uitvoering staan in verschillende systemen
• Niemand is expliciet verantwoordelijk voor de laatste factuurcontrole

De ideale facturatieflow na oplevering

Gebruik een vaste actie zoals 'klus gereed' of 'oplevering bevestigd' om de factuurworkflow te starten. De goedgekeurde offerte vormt de basis — controleer welke onderdelen zijn uitgevoerd, of er minderwerk is en of aanvullend werk is verricht. De facturatiesoftware neemt klantgegevens, referenties, overeengekomen bedragen, btw, betaaltermijn en omschrijvingen over. Een medewerker controleert het concept op volledigheid, boekingsregels en deelbetalingen voordat het wordt verstuurd.

Leg meerwerk vast vóór facturatie

Meerwerk is een veelvoorkomende bron van vertraging en discussie. Laat de monteur direct vastleggen wat is gewijzigd, waarom, welke materialen zijn gebruikt en of de klant akkoord heeft gegeven — bij voorkeur tijdens of direct na de klus. EasyQ kan informatie uit intake, offerte en oplevering samenbrengen zodat de administratieve stap is voorbereid. Voor daadwerkelijke boeking en verzending kan een koppeling met het bestaande facturatie- of boekhoudpakket nodig zijn.

Wat levert sneller factureren op?

Sneller factureren verkort de periode tussen uitvoering en betaling. Daarnaast vermindert het aantal openstaande dossiers, zijn vragen van klanten makkelijker te beantwoorden en hoeft de administratie minder vaak achter monteurs aan. De belangrijkste winst is voorspelbaarheid: iedere afgeronde klus volgt hetzelfde proces.

• Gemiddelde tijd van oplevering tot factuurverzending
• Percentage facturen dat dezelfde of volgende werkdag wordt verstuurd
• Aantal factuurcorrecties of creditnota's
• Percentage klussen met volledig vastgelegd meerwerk
• Gemiddelde betalingstermijn
• Aantal afgeronde maar nog niet gefactureerde opdrachten